De ce trebuie sa dormim Am avea atat de mult timp pentru a ne rezolva problemele si pentru a ne relaxa daca organismul nostru nu ar avea nevoie de somn. Sunt unul dintre oamenii care simt ca zilele sunt prea scurte. Am un job solicitant si pentru a reusi sa imi respect termenele limita trebuie sa incerc sa rezolv mai multe taskuri simultan.
Sunt multi cei care adopta acelasi mod de lucru ca si mine, dar sunt putini cei care constientizeaza care sunt dezavantajele acestuia. Tehnic vorbind, sarcinile trebuie indeplinite pe rand. Lipsa eficientei provine in principal din rezolvarea mai multor sarcini in acelasi timp.
Evident oricine poate vorbi la telefon in timp ce-si sterge spam-urile din casuta de mail. Dar poti revizui statistica vanzarilor pe trimestrul al treilea al anului in timp ce iti organizezi agenda pentru saptamana urmatoare Nu cred.
"Cine are mintea scurta si nu-si aminteste ce are de facut sa-si noteze pe un carnetel... asa ca mine" spunea seful subordonatilor intr-un banc destul de cunoscut. A-ti face un "to do list" nu este echivalentul prostiei, dimpotriva, astfel dai dovada ca esti un om organizat care stie sa-si prioritizeze taskurile.
Daca a scrie un mail sefului tau iti ia 15 minute, iar instruirea noului subaltern iti ia 30 de minute atunci cand rezolvi aceste doua probleme pe rand, atunci cand le faci simultan ar trebui sa iti ia cam 40 de minute. Minunat, nu Gresit! Calitatea muncii tale este maxima atunci cand sarcinile sunt rezolvate una cate una. Cu alte cuvinte, atunci cand scrii mailul in timp ce iti instruiesti subalternul, calitatea muncii tale scade de la 100% la 70%.
Cu toate acestea daca economisirea a 25% din timp este mai importanta decat scaderea cu 30 % a calitatii muncii efectuate, atunci ai evaluat situatia corect si ai actionat corespunzator. Nu uita insa care vor fi efectele acesteia pe termen lung pentru ca este foarte posibil ca noul tau angajat sa revina cu intrebari asupra a ceea ce ati discutat, avand in vedere ca nu a inteles totul de la bun inceput.
Printre joburile care necesita personal capabil sa indeplineasca mai multe sarcini simultan se numara:
Managerul de restaurant
Supervizorul
Coordonatorul de echipa
Coordonatorul de proiect
Urgent sau nu
Un alt aspect important al activitatii tale la birou este aptitudinea de a deosebi sarcinile urgente de cele mai putin urgente. Spre exemplu, daca este randul tau sa faci cafeaua, dar ai un deadline scurt pentru a face o prezentare a proiectului la care lucrezi, acorda importanta deadline-ului si invata sa-ti prioritizezi sarcinile. Daca nu stii sa faci acest lucru, intreaba-te inainte de a te apuca de ceva: "Trebuie sa ma ocup de chestia asta acum"
Important sau nu
Cheia succesului este sa stii ce activitati pot fi tratate simultan si ce activitati trebuie tratate independent. In comparatie cu urgenta unei sarcini, importanta acesteia iti poate indica daca este cazul sa o tratezi superficial acum sau o poti amana pana la sfarsitul saptamanii cand vei fi mai putin ocupat si-ti vei putea concentra intreaga atentie asupra ei. Daca nu stii sa imparti sarcinile in importante si mai putin importante, pune-ti intrebarea: "Este aceasta o sarcina presanta"
Daca ai nevoie sa tratezi mai multe sarcini deodata, fa acest lucru cu sarcinile mai putin urgente si mai putin importante. Ocupandu-te de doua taskuri importante sau urgente nu le vei acorda atentia necesara.
Victor, Redactia AskMen.ro
