Chiar daca procesul comunicarii pune un accent deosebit pe latura nonverbala, trebuie sa acordam o atentie deosebita si comunicarii verbale. Fiecare mesaj trebuie bine gandit si organizat in conformitate cu asteptarile si nivelul interlocutorului, pentru a putea sa il accepte mai usor.

1. Foloseste cuvinte potrivite!

Mesajul pe care il concepem pentru interlocutor trebuie sa fie unul facil si usor de asimilat. Trebuie evitate cuvintele complicate, formularile pretentioase. O comunicare poate fi un prilej de etalare a valorii personale, dar trebuie sa fie, mai ales, o modalitate de transmitere a unei informatii clare si concise.

2. Foloseste ￢limbajul￢ potrivit!

Oamenii sunt diferiti, deci si modul de a intelege lucrurile e diferit. Cand concepi mesajul incearca sa te pui in pielea celuilalt, sa vezi daca el are datele necesare pentru a intelege ce ii comunici. Aminteste-ti cat de frustrant este cand cunoscutii rad la o gluma numai de ei stiuta sau cand cineva face aluzii la lucruri pe care nu le cunosti! Limbajul potrivit poate fi nu doar o limba anume (romana, engleza, etc.) dar si un cod al culorilor, al spatiului, elemente culturale, etnice, etc.

3. Construieste mesaje tip sandwich!

Acest tip de mesaje ofera interlocutorului posibilitatea de a retine mai usor mesajul, prin repetarea sa. Practic, inseamna ca enuntam mesajul dorit, il sustinem folosind 2-3 argumente succinte, apoi il repetam sub forma unei concluzii. Ex: trebuie sa renuri la fumat pentru ca acest lucru iti va intari sanatatea si iti va insanatosii bugetul personal. Aceste doua motive cred ca sunt suficiente ca sa intelegi ca trebuie sa renunti la fumat.)

4. Construieste mesaje cu subiect si predicat!

Orice mesaj de impact trebuie sa fie construit cu subiect si predicat, pentru a fi clar si precis. Constructiile pregatitoare, care prin care incercam uneori sa evitam refuzul interlocutorului, devin agasante pentru acestia si ii fac sa nu mai asculte. Cu cat mesajul e mai simplu si mai usor de inteles cu atat efectul sau e mai puternic.

5. Construiti mesaje care nu judeca si nu blameaza interlocutorul.

Atunci cand construim mesaje care judeca sau blameaza in vreun fel interlocutorul, acesta nu va mai fi atent la informatia pe care i-o transmitem ci se va simti obligat sa se justifice, sa se apere, sa clarifice acuzatiile. Acest lucru va submina complet mesajul, accentul mutandu-se de la informatie la maniera.

6. Includeti in mesaj o invitatie la actiune!

Cand construiesti un mesaj propune-i interlocutorului o modalitate de actiune pe care o poate exercita. Explica-i ce poate sau ce trebuie sa faca, pentru ca acest lucru ii implica si ii face interesati.

7. Concepeti mesaje coerente si consecvente!

Mesajele confuze ii descurajeaza pe oameni. Cand oscilezi de la o idee la opusul acesteia reactia interlocutorului este de a renunta sa mai asculte sau sa mai fie interesati de ceea ce le spui!

Exista diverse modalitati de a construi mesaje. Important e sa avem in vedere care este scopul comunicarii si prin felul de a concepe mesajul sa indeplinim acest scop. Unii folosesc diverse formule de stil. Altii prefera un limbaj frust si direct. Ideal este sa avem mereu in vedere interlocutorul, pentru ca mesajul i se adreseaza si trebuie sa fie pe masura si interesul acestuia.

Gabriel Ferugean, Director de training, www.bigpr.ro.